Il 7 giugno 2017 il Lions Clubs International compirà cento anni e cento anni di azioni benefiche verso le comunità di tutto il mondo si consolideranno nella prossima Convention di Chicago.

Nel frattempo, in ognuno dei 210 Paesi in cui si distribuiscono i 47.000 club, si festeggerà un secolo di lionismo orientato ad aiutare il prossimo con il solo credo del “WE SERVE”.

Il Multidistretto 108 ITALY si riunirà anch’esso con gli stessi sentimenti di tutti gli altri multidistretti del mondo e, per dare all’avvenimento la massima solennità, è stata scelta Roma come sede del Congresso Nazionale del Centenario.

L’idea è nata agli inizi del 2015 in seno al Consiglio dei Governatori ed è stata subito estesa al Governatore del Distretto 108L – Lazio, Umbria e Sardegna – nel corso di un timido approccio tra il Presidente dello stesso Consiglio, Michele Serafini, e il futuro Governatore delegato all’organizzazione del congresso, Eugenio Ficorilli.

Molte le perplessità: la prima, individuare una sala congressuale con una capienza di almeno 2.500 persone; l’ultima, discernere le persone da dedicare all’organizzazione di un congresso multiforme in una città complessa; nel mezzo, tutte le problematiche relative alla ricettività, all’accoglienza e all’ospitalità.

L’imperativo, posto fin dall’inizio, fu quello di ottenere il miglior rapporto costi-benefici, con l’obiettivo di avere il massimo riguardo verso i delegati, consci del principio che il buon trattamento delle persone è il miglior viatico per un ottimo congresso.

Furono subito individuate tre sedi prestigiose: l’Auditorium “Parco della Musica” dell’architetto Renzo Piano (2.800 posti), l’Hotel Rome Cavalieri Waldorf Astoria (2.100 posti) e “La Nuvola” dell’architetto Massimiliano Fuksas (1.850 posti); ma con prezzi molto superiori al budget previsto.

La decisione finale è caduta sull’Hotel ERGIFE Palace, che ha messo a disposizione 350 camere oltre all’area congressuale; qui si insedierà l’headquarter e troveranno alloggio i partecipanti.

L’organizzazione del congresso nazionale non è mai stata lasciata al caso, poiché si è sempre trattato di approntare un’aula con circa 2.000 persone, assicurando loro l’ospitalità.

Un congresso nazionale la cui organizzazione – rispetto agli altri del passato, proprio per le sue caratteristiche di evento del Centenario – presenta maggiori difficoltà dovute ad un maggiore numero di presenze di soci nei tre giorni di lavoro, ma anche di autorità civili, militari e religiose di alto grado, nel giorno inaugurale.

Sarà quindi necessario dare particolare solennità all’evento e questo richiamerà un maggior numero di congressisti.

La centralità di Roma, le sue attrattive culturali e turistiche che potranno accontentare la voglia di conoscere e di emozionarsi, coinvolgeranno non solo i soci estranei ai lavori, ma anche gli accompagnatori che diventano i principali fruitori delle attività collaterali previste; il tutto facilitato dal fatto che i congressisti potranno usufruire delle stesse condizioni di ospitalità dell’hotel nei giorni precedenti e successivi al congresso.

Si pone inoltre l’imperativo di accogliere le persone, provenienti anche dall’estero, in modo che le operazioni di registrazione siano ridotte al minimo.

Ed è qui che entrano in gioco le procedure avanzate.

Sulla scia di quanto fatto dagli organizzatori del congresso di Sanremo, con la realizzazione di uno specifico programma informatico di registrazione dei delegati, anche nel congresso di Roma verrà utilizzato lo stesso sistema in modo da assicurare la stessa trasparenza, velocità e precisione delle procedure e la stessa facilità e regolarità nel processo di registrazione.

Per coloro che decideranno di alloggiare nella sede congressuale ed avranno effettuato regolarmente la prenotazione nei tempi e nei modi previsti, al momento dell’arrivo in hotel sarà possibile recarsi alla postazione dedicata ai Lions e registrarsi.

Qui verrà assegnata la camera e, dopo la sistemazione, il congressista con la qualifica di delegato potrà recarsi alla postazione di accreditamento dove, esperiti i controlli di rito, gli verrà consegnato il badge con il codice QR contenente i dati di sua pertinenza.

Le nuove procedure di accreditamento si esauriranno in pochi minuti, consentendo in tempo reale tutte le operazioni di carattere amministrativo.

Altra novità consiste nel fatto che, ogni volta che il delegato entrerà o uscirà dall’aula, sarà effettuata la lettura ottica del badge, mettendo la presidenza del congresso in grado di conoscere in tempo reale il numero legale.

L’obiettivo principale per l’organizzazione del congresso è quello di realizzare questo grande evento con il massimo della qualità e il minimo dispendio delle risorse, per cui l’adozione di procedure e tecnologie avanzate è determinante per porre il congressista al centro di un congresso che sarà ricordato nell’immagine del suo logo.